Conditions d’obtention du statut « Transfert intra-groupe »

Études et expérience professionnelle requises

Le salarié doit, immédiatement avant l’affectation visée par la demande, avoir exercé, dans le siège social, une succursale ou un autre établissement situé à l’étranger, des activités correspondant à la catégorie « technologie, connaissances en sciences humaines, activités internationales » pendant au moins un an d’affilée. (Si l’emploi d’outre-mer relève de cette catégorie, l’activité d’au moins un an et celle qu’il exercera au Japon n’ont pas à être identiques en tout point.)

En outre, s’il s’agit d’une activité qui exige une réflexion et une sensibilité face aux cultures étrangères, le demandeur doit remplir l’ensemble des conditions prévues pour ce cas (détail des exigences : voir le guide d’admission / statut des « services internationaux » des services d’immigration, ou l’inventaire des pièces en vigueur).

Rémunération

La rémunération doit être d’un montant au moins égal à celui que recevrait un ressortissant japonais s’il occupait le même emploi.

Durée du séjour (statut)

5 ans, 3 ans, 1 an ou 3 mois (selon la période accordée en droit d’examen).

Activités couvertes par ce statut (définition des services d’immigration du Japon)

Conformément à la définition du Ministère de la Justice, il s’agit, pour le personnel d’un établissement situé à l’étranger appartenant à un organisme public ou privé qui possède au Japon un siège, une succursale ou un autre établissement, d’une mutation sur une durée déterminée vers l’établissement nippone afin d’y exercer des activités reprises, dans l’annexe (tableau) de la loi, sous l’intitulé « technologie, connaissances en sciences humaines, activités internationales ».

Exemples : personnes provenant d’un poste d’outre-mer (employés d’une société étrangère affectés sur un établissement nippone ; employés d’une entité d’outre-mer d’un groupe japonais revenus sur le territoire du siège, etc.).

Pour le détail des critères d’admission des étrangers (types d’activité et exigences), veuillez consulter le document PDF des services d’immigration (activités reconnues et critères d’admission des étrangers) publié par le Ministère de la Justice.

Liste des pièces (aperçu)

Les documents à fournir varient selon le type de procédure (certificat d’éligibilité, changement, prolongation ou autorisation d’obtention du statut) et selon la catégorie de l’organisme d’accueil au Japon. Ce qui suit est un aperçu. Veuillez vérifier les exigences actualisées sur la page des services d’immigration du Japon (statut « Transfert intra-groupe ») avant toute constitution de dossier.

Catégories d’organisme d’accueil

Afin d’alléger la liste des justificatifs, les organismes sont classés notamment comme suit (résumé) :

• Catégorie 1 : personnes morales (entreprises, etc.) remplissant certaines conditions, entreprises d’innovation, personnes de droit public, personnes d’intérêt général, personnes d’intérêt public (y compris certains types spéciaux ou à autorisation), personnes administratives indépendantes, l’État et les collectivités territoriales, mutuelles, entreprises cotées sur une bourse de valeurs au Japon, etc. (détail : consigne en vigueur auprès des services d’immigration et notice PDF).
• Catégorie 2 : établissement dont l’utilisation en ligne du « Système de demande de séjour (en ligne) » a été approuvée, ou personne morale / personne physique (employeur) pour laquelle le montant de l’impôt retenu à la source sur les salaires (année fiscale précédente) est d’au moins 10 millions de yens d’après le calcul légal en matière fiscale.
• Catégorie 3 : personne morale ou personne physique (hors catégorie 2) à l’égard de laquelle le bordereau récapitulatif des fiches d’imposition légale des retenues sur le salaire (déclaration annuelle exigée en droit) a, pour l’exercice précédent, été remis en déclaration fiscale auprès de l’administration compétente (dénomination et format exacts des imprimés : se reporter au guide d’inventaire des pièces en vigueur auprès des services d’immigration).
• Catégorie 4 : toute entité ne relevant d’aucune des cases ci-dessus (dossier complété par des pièces supplémentaires requises pour cette seule catégorie, selon la consigne en vigueur auprès des services d’immigration — voir la page officielle et la check-list d’inventaire).

Demande de certificat d’éligibilité (première admission au Japon sur ce statut)

• Documents attestant, selon la catégorie de l’employeur, l’admissibilité de ce dernier (attestations, fiches d’annuaire, bordereaux fiscaux, etc., selon le guide officiel).
• Justificatifs d’activité et de poste du demandeur :
  • Mutation au sein d’une même personne morale : copie de la décision d’affectation et copie de l’ordre de mutation, un exemplaire de chacun.
  • Mutation impliquant des personnes morales distinctes (détachement, secondement) : un document de conditions de travail établi conformément à l’art. 15, par. 1 de la Loi sur les normes du travail et de son règlement (1 exemplaire) ; mention des conditions d’emploi, durée, rémunération, etc. selon le modèle requis par les consignes.
  • Dirigeant : extraits de statuts, procès-verbaux d’assemblée générale, et autres (rémunération, période, contenu de mission — selon le guide).
• Justificatifs du lien entre l’entité d’outre-mer et l’entité d’accueil au Japon (avant / après l’affectation) :
  • Au sein d’une même personne morale : extrait d’immatriculation (ou document équivalent) de la succursale de la personne morale étrangère, etc. — pièces permettant d’établir l’existence d’un établissement au Japon.
  • Secondement vers une personne morale japonaise : document établissant la relation de participation entre la personne morale japonaise d’accueil et la personne morale étrangère d’origine (1 exemplaire).
  • Secondement vers une succursale au Japon d’une personne morale étrangère disposant d’un bureau au Japon : documents établissant la relation de participation (structure de capital) + extrait d’immatriculation de la succursale de cette personne morale étrangère (1 exemplaire de chacun — voir la consigne de l’inventaire des pièces en vigueur).
• Si, pour l’exercice précédent, le bordereau récapitulatif légal n’a pas pu être déposé (activité de démarrage, restructuration, etc.) : exonérations de retenue à la source, calculs des montants d’imposition retenue sur les trois derniers mois, copies d’inscription au titre des obligations en matière de salaires, etc. — selon la justification requise en droit (voir la notice officielle) pour la catégorie concernée.

Les catégories 1 et 2 n’exigent, en règle générale, aucun autre document en sus de ceux listés. La catégorie 3 n’en exige, en règle générale, aucun autre en sus des pièces listées, sauf instruction contraire. La catégorie 4 requiert des pièces supplémentaires (voir l’inventaire de secours propre à cette catégorie dans les consignes).

Demande d’autorisation de changement de statut (passage d’un autre statut vers « Transfert intra-groupe »)

Les mêmes familles de documents que pour le certificat d’éligibilité (appartenance à une catégorie d’employeur, contenu d’emploi, lien des établissements d’avant / après l’affectation, documents fiscaux) sont, en principe, requises. Si l’activité y correspondant est déjà exercée, il importe de déposer la demande de changement de statut rapidement (voir l’inventaire des délais de dépôt et de traitement, selon chaque scénario).

Demande de prolongation du statut (renouvellement de la résidence en conservant le même statut « Transfert intra-groupe »)

• Justificatifs prouvant la place de l’organisme d’emploi dans la catégorie retenue (attestations, fiches, etc. ; selon le modèle propre à la demande de prolongation).
• Certificat d’imposition (ou d’exonération) de l’impôt local sur la résidence et certificat d’imposition d’un an mentionnant le revenu total imposable sur la période et le détail de l’imposition, un exemplaire de chacun, émis par le service compétent de la commune de l’adresse de résidence au 1er janvier (selon l’inventaire des pièces en vigueur auprès des services d’immigration et de l’administration fiscale locale, rubrique applicable au type de revenu).

Les catégories 1 et 2 n’imposent, en règle générale, aucun autre document. Les catégories 3 et 4 peuvent devoir justifier, en outre, des « autres pièces justificatives » au sens des consignes (détail propre à chaque scénario).

Demande d’autorisation d’acquisition du statut (personne se trouvant déjà légalement au Japon et souhaitant obtenir le statut « Transfert intra-groupe »)

En principe, les mêmes familles de documents que pour le certificat d’éligibilité (catégorie d’employeur, contenu d’emploi, lien d’entités, bordereaux fiscaux) sont requises — voir l’inventaire « admission sur place (obtention du statut) ».

Précautions à la constitution du dossier (selon les indications des services d’immigration — voir la notice en vigueur)

• Les justificatifs émis au Japon doivent en principe être des originaux (ou des copies, selon règles) datant de moins de trois mois à la date de production.
• Les actes rédigés en langue étrangère doivent être accompagnés d’une traduction en japonais (conformément aux exigences de la consigne).
• En principe, les originaux de pièces ne sont pas restitués. Toute restitution requiert, si accessible en droit, qu’une demande explicite en soit faite au moment du dépôt, avec accord du service s’il y a lieu (voir l’inventaire pour les exceptions).
• Pour le mode de remplissage des formulaires, la liste exhaustive des pièces, etc., vous pouvez contacter le Centre d’information intégral sur le séjour des ressortissants étrangers : page d’accueil du centre (Ministère de la Justice, services d’immigration du Japon) — Tél. (depuis le Japon) : 0570-013-904 (consulter le site indiqué pour les horaires, les tranches tarifaires de l’appel, etc.).