Les résidents à moyen ou long terme (titulaires d’un titre de séjour) sont tenus, lorsqu’un changement affecte leur situation de vie ou leur statut, d’effectuer auprès des autorités compétentes en matière d’immigration ou auprès de la mairie de leur lieu de résidence les déclarations prévues par la loi. Omettre une déclaration ou fournir des informations inexactes peut entraîner des sanctions et nuire à de futures demandes relatives au séjour. Veillez à ne pas omettre vos obligations déclaratives.

① Déclaration auprès du service de l’immigration

En cas de changement des situations décrites ci-dessous, vous devez dans un délai de 14 jours à compter de la survenance du fait générateur en informer l’administration de l’immigration. La déclaration peut se faire en ligne (internet), par courrier ou au guichet d’un bureau régional d’immigration. Aucun justificatif du type contrat de travail n’est exigé en pièce jointe ; en cas d’envoi par la poste, joignez une copie de votre titre de séjour.

（1）Changement de nom, nationalité, etc.

Une déclaration est requise en cas de changement de nom, de nationalité ou de région, de date de naissance ou de sexe (par exemple changement de nom du fait du mariage ou du divorce, changement de nationalité par naturalisation, etc.).

（2）Déclaration concernant l’établissement d’affiliation (employeur, établissement scolaire, etc.)

Par « établissement d’affiliation » (所属機関), on entend l’organisme auprès duquel vous exercez votre activité actuelle (employeur, établissement d’enseignement, etc.) ou l’entreprise avec laquelle un contrat vous lie. Selon le titre de séjour (ingénierie / sciences humaines / services internationaux, étudiant, professeur, recherche, stage technique, compétences spécifiées, etc.), l’obligation de déclaration et le formulaire à utiliser varient.

Principaux cas où une déclaration est nécessaire :

  • l’employeur ou l’établissement a cessé d’exister, ou son nom ou son adresse a changé ;
  • vous avez quitté l’employeur ou l’établissement (démission, radiation, etc.) ;
  • vous avez rejoint un nouvel organisme (changement d’emploi, d’établissement, etc.) ;
  • une cessation d’emploi et un nouvel engagement se sont produits le même jour.

Si vous avez obtenu en même temps qu’un changement d’emploi un titre autorisant ce nouvel emploi (changement de statut de résident), une déclaration distincte n’est en principe pas requise ; en revanche, si seul le renouvellement de la période de séjour a été sollicité, la déclaration liée au changement d’emploi reste en général nécessaire. Un simple changement du contenu du contrat, sans changement d’organisme, n’impose en principe pas de déclaration : celle-ci est requise lorsque l’organisme auprès duquel vous exercez l’activité ou l’organisme contractant a changé.

Même en cas d’oubli, dès que vous en avez connaissance, effectuez la déclaration sans attendre. Il n’est pas possible d’indiquer une date future comme date du fait générateur.

※ Pour les modèles de formulaires, les exemples de remplissage et le détail des cas, consultez le document officiel de l’immigration : Q&R sur les déclarations concernant l’établissement d’affiliation (site du Ministère de la Justice du Japon).

（3）Déclaration concernant le conjoint

Les personnes titulaires des titres de séjour « conjoint ou enfant de ressortissant japonais », « conjoint ou enfant de résident permanent » ou « regroupement familial » (en qualité de conjoint) doivent, en cas de divorce ou de décès du conjoint, effectuer la déclaration dans les 14 jours. Après la déclaration, renseignez-vous auprès de votre bureau d’immigration compétent pour savoir si un changement de statut de résident s’impose.

② Déclaration auprès de la municipalité (changement d’adresse)

Lorsqu’un résident à moyen ou long terme change de domicile ou, après une entrée au Japon, fixe pour la première fois son adresse, la loi exige d’en informer la municipalité de la nouvelle adresse dans un délai de 14 jours à compter de ce changement (ou de la fixation du domicile). Aucune taxe ni redevance n’est perçue pour cette formalité.

Modalité : présentez votre titre de séjour et déposez le formulaire de déclaration de changement d’adresse. Toutefois, si vous vous présentez en mairie avec votre titre de séjour et accomplissez, au titre de la loi sur le répertoire des résidents (transfert d’inscription, changement d’adresse, etc.), les procédures correspondantes, la déclaration d’adresse est réputée faite : il n’est pas nécessaire, en principe, de déposer de nouveau le formulaire spécifique de changement d’adresse des résidents moyen ou long terme.

※ Pour le détail des démarches et les formulaires, voir l’exposé de l’immigration sur le « changement d’adresse (résidents moyen ou long terme) » (site du Ministère de la Justice du Japon).