การยื่นขอหนังสือรับรองสถานะการพำนักล่วงหน้า
หนังสือรับรองสถานะการพำนักล่วงหน้า（Certificate of Eligibility／COE）คือหนังสือรับรองที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองแห่งชาติออกให้ล่วงหน้า ณ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองระดับภูมิภาค เพื่อรับรองว่ากิจกรรมที่ชาวต่างชาติจะทำในญี่ปุ่นไม่เป็นเท็จ และเป็นกิจกรรมที่เข้าข่ายสถานะการพำนักใดสถานะการพำนักหนึ่งตามกฎหมายการเข้าเมือง（ยกเว้นพำนักระยะสั้น）รวมถึงเป็นไปตามเงื่อนไขการเข้าประเทศเป็นต้น
หากมีหนังสือรับรองฯ การขอรับวีซ่าที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลญี่ปุ่นมักดำเนินการได้ภายในระยะเวลามาตรฐาน（นับ 5 วันทำการจากวันรับคำขอเป็นวันถัดไป）ได้ง่ายขึ้น（แต่การมีหนังสือรับรองฯ ไม่ได้หมายความว่าวีซ่าจะได้รับการออกโดยรับประกัน）เมื่อได้รับหนังสือรับรองฯ แล้ว ส่งให้ผู้สมัครที่อยู่ต่างประเทศ นำไปยื่นขอวีซ่าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลญี่ปุ่น จะช่วยให้ได้รับวีซ่าได้รวดเร็วขึ้น และเมื่อเดินทางถึงญี่ปุ่น การแสดงหนังสือเดินทางที่มีวีซ่าติดอยู่จะช่วยให้การตรวจเข้าประเทศราบรื่นขึ้น
อย่างไรก็ตาม แม้จะได้รับหนังสือรับรองฯ แล้ว ก็ไม่ได้แปลว่าจะได้รับวีซ่าหรือเข้าประเทศได้เสมอไป
สำหรับสถานะการพำนักพำนักระยะสั้นจะไม่ออกหนังสือรับรองสถานะการพำนักล่วงหน้า รายละเอียดขั้นตอนโปรดดูหน้าข้อมูลของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองแห่งชาติ「การยื่นขอหนังสือรับรองสถานะการพำนักล่วงหน้า」
ผู้สมัครเองหรือตัวแทนยื่นคำขอ
ผู้ที่ยื่นขอหนังสือรับรองฯ ได้ขึ้นอยู่กับประเภทสถานะการพำนัก แต่โดยหลักจำกัดเพียงตัวผู้สมัครหรือตัวแทนผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารทางปกครองผู้มีสิทธิยื่นคำขอแทนสามารถรับว่าจ้างดำเนินการยื่นขอหนังสือรับรองฯ ได้ แต่ในวันยื่นคำขอ ตัวผู้สมัครหรือตัวแทนจะต้องอยู่ในญี่ปุ่น
ผู้ที่เป็นตัวแทนได้โดยทั่วไปได้แก่ญาติที่อยู่ในญี่ปุ่นของชาวต่างชาติ หรือพนักงานของบริษัทที่ทำสัญญาจ้างงานไว้ เป็นต้น แต่ในกรณีขอสถานะบริหารธุรกิจเพื่อจัดตั้งบริษัทใหม่ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดเตรียมสถานประกอบการก็อาจเป็นตัวแทนได้เช่นกัน
เช็กลิสต์สั้น ๆ
- แต่งงานกับชาวต่างชาติและต้องการเชิญคู่สมรสมาพำนักในญี่ปุ่น：คู่สมรสของคนญี่ปุ่น ฯลฯ（การแต่งงานข้ามชาติ）
- เปิดร้านอาหารอินเดียหรือไทยในญี่ปุ่นและต้องการจ้างพ่อครัวจากประเทศต้นทาง：วีซ่าทักษะฝีมือ（พ่อครัว）
- จัดตั้งบริษัทในญี่ปุ่นและต้องการบริหารในญี่ปุ่น：วีซ่าบริหารธุรกิจ
- ต้องการเชิญครอบครัวที่อยู่ต่างประเทศมาอาศัยร่วมกันในญี่ปุ่น：วีซ่าการพำนักแบบครอบครัว
- ต้องการเชิญพนักงานในประเทศต้นทางจากสาขาต่างประเทศมาทำงานในญี่ปุ่น：วีซ่าโอนย้ายภายในบริษัท
การหารือเรื่องวีซ่าล่วงหน้า（査証事前協議）
นอกจากการยื่นขอหนังสือรับรองสถานะการพำนักล่วงหน้าแล้ว ยังมีวิธีเรียกว่าการหารือเรื่องวีซ่าล่วงหน้า แต่หากชาวต่างชาติดำเนินการผ่านสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลญี่ปุ่นในต่างประเทศ มักใช้เวลานานมาก สำหรับกรณีที่ไม่ใช่พำนักระยะสั้นแนะนำให้ได้รับหนังสือรับรองฯ แล้วจึงยื่นขอวีซ่า（査証）
